Eingangsstempel

Für Mitarbeiter der Post gehören Eingangsstempel vom ersten Arbeitstag an zum Standard. Heutzutage lassen sich diese besonderen Büroutensilien in so gut wie allen Branchen und Abteilungen finden.

Mit Hilfe der besonderen Modelle ist es beispielsweise möglich, anzuzeigen, wann ein Schriftstück den Schreibtisch passiert hat oder generell im Unternehmen über den Postweg angekommen ist. Aufgrund des praktischen Nutzens sind Eingangsstempel mit Datum keine Seltenheit. Je nach Vorgabe kann der Abdruck dann natürlich auch noch mit einer händischen Unterschrift komplettiert werden. Mehr erfahren »

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  1. Wozu dient ein Eingangsstempel?
  2. Eingangsstempel auf besonderen Schriftstücken
  3. Worauf sollte beim Kauf von Eingangsstempeln geachtet werden?
  4. Wo wird der Eingangsstempel platziert?
  5. Welche Angaben enthält ein Eingangsstempel?

Doch wann genau ist ein Eingangsstempel eigentlich besonders praktisch? Und worauf sollte beim Kauf geachtet werden?

Wozu dient ein Eingangsstempel?

Wie bereits im ersten Abschnitt angedeutet, zeigt ein Eingangsstempel, dass eine Sendung, beispielsweise ein wichtiger Brief, eingegangen ist. Neben der Verwendung im klassisch-postalischen Bereich werden diese besonderen Büroutensilien unter anderem in den Berufsfeldern:

  • Rechtsanwalt
  • Notar
  • Steuerberater

gern verwendet. Aber auch im Homeoffice und in anderen Branchen spielen die charakteristischen Abdrücke eine wichtige Rolle.

Auch hier erhalten die betreffenden Mitarbeiter oft täglich mehrere Briefe bzw. Sendungen mit sensiblen und teilweise äußerst wichtigen Daten, die nachverfolgt werden müssen. Eingangsstempel mit Datum und Text sind in diesem Zuge keine Seltenheit. Zusätzliche Details, wie zum Beispiel besondere Ansprechpartner, lassen sich beispielsweise durch einen Eingangsstempel von Trodat wunderbar anzeigen. Generell gilt: je mehr Details ein Abdruck anzeigt, umso besser kann der jeweils vorliegende Sachverhalt nachvollzogen werden.

Gerade auch die Wahrung von Fristen spielt im Zusammenhang mit dem Einsatz eines Datumsstempels eine besonders wichtige Rolle. Der passende Abdruck erlaubt hierbei eine ideale Möglichkeit, die entsprechenden Prozesse noch besser zu überwachen und pünktlich zu reagieren.

Eingangsstempel auf besonderen Schriftstücken

Generell gilt, dass Eingangsstempel auf si gut wie allen Dokumentenarten eingesetzt werden können. Dennoch gibt es zweifelswohne Bereiche, in deren Zusammenhang dieser charakteristische Abdruck besonders häufig vorkommt. Hierbei handelt es sich um:

  • Verträge
  • Rechnungen
  • Urkunden
  • Kündigungen
  • Kontoauszüge.

Eingangsstempel auf Rechnungen gehören in den entsprechenden Buchhaltungsabteilungen längst zum Standard. Rechnungen müssen schließlich innerhalb einer gewissen Zahlungsfrist beglichen werden. Weiterhin wird mit Hilfe des Abdrucks dokumentiert, wann das Dokument mit der Zahlungsaufforderung de facto überhaupt vorlag.

So gut wie alle Verträge (und manchmal auch Urkunden) werden ebenfalls mit einem Eingangsstempel gekennzeichnet. Der Abdruck zeigt an, wann der Vertrag der Gegenseite bzw. dem Geschäftspartner vorlag und kann damit zur besseren Nachvollziehbarkeit der Abläufe genutzt werden.

Auch im Zusammenhang mit Kündigungen spielt der Eingangsstempel eine wichtige Rolle. Immerhin gelten gerade mit Hinblick auf dieses sensible Thema Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen, damit der Vorgang rechtsgültig ist bzw. werden kann.

Worauf sollte beim Kauf von Eingangsstempeln geachtet werden?

Eingangsstempel werden in der heutigen Zeit in etlichen Varianten angeboten. Dementsprechend fällt es den Interessenten oft erfahrungsgemäß schwer, sich auf Anhieb für Ihren Favoriten zu entscheiden.

Im Fokus steht hierbei oft die Frage danach, ob auf einen Eingangsstempel mit Text und Datum oder „nur“ mit Datum zurückgegriffen werden sollte. Wer hierbei möglichst flexibel bleiben möchte, kann sich selbstverständlich beide Varianten sichern. Grundlegend gilt jedoch:

  • Falls der Fokus des Abdrucks lediglich auf dem reinen Posteingang liegen sollte und es in diesem Zusammenhang (noch) nicht nötig ist, einen bestimmten Ansprechpartner zuzuordnen, reicht oft der Eingangsstempel mit Datum aus.
  • Möchten Sie mit dem Abdruck spezifische Details, wie Ansprechpartner oder Kontaktinformationen, abbilden, lohnt es sich immer, über die Variante mit Textfeld nachzudenken. Diese ist dann natürlich wiederrum ein wenig größer und tritt auf einem Dokument auch in der Regel auffälliger in Erscheinung.

Wo wird der Eingangsstempel platziert?

Die Platzierung des Eingangsstempels unterliegt keinen vorgeschriebenen Standards. Dennoch eignen sich natürlich verschiedene Bereiche auf einem Dokument besonders, um mit dem betreffenden Abdruck versehen zu werden. Sinnvoll ist es beispielsweise, den Abdruck direkt neben der Empfängeradresse zu „verewigen“. Auf diese Weise ist direkt erkennbar, wann und von wem das vorliegende Schriftstück erhalten wurde. Sollte hier kein Platz sein, sind jedoch -wie gesagt- auch andere Stellen zulässig. Wichtig ist natürlich, dass keine wichtigen Textabschnitte überschrieben werden.

Manchmal gelten in Unternehmen auch interne Vorschriften darüber, wo der Eingangsstempel platziert werden sollte.

Welche Angaben enthält ein Eingangsstempel?

Eingangsstempel können, je nach Auswahl und Modell, durchaus verschiedene Angaben liefern. Welche Variante im Einzelfall die passende ist, ist natürlich vom jeweiligen Einsatzbereich abhängig.

Besonders verbreitet ist der Abdruck der folgenden Informationen (selbstverständlich parallel zum betreffenden Datum):

  • Firmenname
  • Abteilungsname
  • Aufforderungsziel
  • Kostenstelle
  • Rechnungsnummer.

Die beiden letztgenannten Punkte spielen gerade im Zusammenhang mit der Verwendung in der Buchhaltung eine entscheidende Rolle, können jedoch auch in anderen Unternehmensbereichen von Belang sein.

Und: bei den erwähnten Einsatzbereichen handelt es sich natürlich nur um Beispiele! Welche Angaben im Rahmen des Abdrucks verwendet werden sollten, ist natürlich auch von den Ansprüchen und den Einsatzbereichen abhängig. So dürfte ein klassischer Eingangsstempel in der Buchhaltung zum Beispiel anders aussehen als ein Modell in einer Rechtsanwaltskanzlei.

Eine besonders beliebte Variante ist es auch, einen individuellen Eingangsstempel mit Logo zu kreieren. Ein solcher Abdruck verleiht Dokumenten, die zum Beispiel zurück zum Geschäftspartner gesendet werden, einen individuellen Touch.

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Wo kann man einen Eingangsstempel online kaufen?

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