Um Schriftstücke mit dem Datum des Eingangs zu versehen, werden Posteingangsstempel aufgebracht. So ist gewährleistet, dass beispielsweise Anträge entsprechend des Eingangs bearbeitet werden. Aber auch die Einhaltung von Fristen lässt sich so dokumentieren.
58 x 22 mm
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Aufbau
Obwohl Posteingangsstempel auch aus Holz gefertigt, dann aber mit einem zusätzlichen Datumstempel-Abdruck versehen werden können, entscheiden sich die meisten Käufer für selbstfärbende Stempelmodelle. Hier ist das Stempelkissen bereits integriert. So ist es möglich, viele Abdrücke in kurzer Zeit vorzunehmen, ohne auf ein separates Stempelkissen zurückgreifen zu müssen.
Selbstfärbende Posteingangsstempel können sowohl aus Metall als auch aus Kunststoff gefertigt werden. Im ersteren Fall spricht man von Stativstempeln. Hier ist die Stempelplatte meist etwas weiter oben angebracht, der Auslöseweg also etwas länger als bei den kleineren Kunststoffmodellen.
Angaben auf dem Stempelabdruck
Neben dem Vermerk „Eingegangen am“ kann auch „Posteingang“ als Überschrift gewählt werden. Viele Unternehmen und Behörden lassen auch ihre genaue Bezeichnung in die Stempelplatte einarbeiten, beispielsweise „Bauunternehmen XYZ“, „Stadt ABC“ und dergleichen mehr. Neben dem Datum, das individuell einstellbar ist, kann auch noch die Abteilung und das Kürzel des Sachbearbeiters in einer separaten Zeile bzw. Spalte eingetragen werden. Einige elektronische Posteingangsstempel ermöglichen sogar den Abdruck der Uhrzeit.
Unternehmen und Behörden haben auch die Möglichkeit, weitere Zeilen/Spalten auf dem Stempelabdruck unterbringen zu lassen. Dies können beispielsweise Hinweise wie „Weitergeleitet an ...“, „Wiedervorlage am ...“ und ein Barcode sein, der beispielsweise anzeigt, dass das Dokument gescannt wurde, aber auch den Ordner der Ablage nachweist. Der Barcode kann aber auch nur mit einem elektronischen Posteingangsstempel aufgedruckt werden, ist der Code doch individuell zu erstellen.
Vorteile
Durch den Posteingangsstempel ist sicher nachzuweisen, wann ein Schriftstück bei der Behörde oder im Unternehmen eingegangen ist. Besonders für Steuerberater, Rechtsanwälte und Buchhaltungen, die auf die Einhaltung von Fristen achten müssen, ist dieser Stempelabdruck von enormer Wichtigkeit. Werden Anträge oder Beschwerden zu spät eingereicht, kann dies erhebliche finanzielle Konsequenzen für den Antragsteller haben.
Nachteile
Stativstempel sind deutlich schwerer als die Posteingangsstempel aus Kunststoff. Sie ermöglichen aber eine noch präzisiere Platzierung des Stempelabdruckes auf dem Dokument. Da sie ebenfalls über ein integriertes Stempelkissen verfügen, sind auch mit ihnen mehrere Tausend Abdrücke möglich, bevor das Kissen getauscht werden muss.
Elektronische Posteingangsstempel können nur auf Dokumenten aufgedruckt werden, die eine bestimmte Stärke nicht überschreiten. Zudem sind sie wartungsintensiver und benötigen eventuell einen Stromanschluss, sofern sie nicht mit einem Akku ausgestattet sind.
Posteingangsstempel - Nutzungsmöglichkeiten
Posteingangsstempel werden für die Kennzeichnung der eingehenden Post, aber auch interner Schriftstücke, die in unterschiedlichen Abteilungen weitergereicht werden, verwendet. Mit diesem Stempelabdruck kann nachgewiesen werden, wann das Schriftstück eingegangen ist und wann es an welche Abteilung weitergereicht wurde. Neben dem aktuellen Datum kann der Stempelabdruck - vor allem bei elektronischen Geräten - um die Uhrzeit ergänzt werden. Besonders Rechtsanwälte, Steuerberater, verschiedene Behörden und natürlich auch die meisten Unternehmen verwenden einen Posteingangsstempel, der ganz unterschiedlich gestaltet werden kann. Sinnvoll ist es, dass er die vollständige Bezeichnung der Behörde oder des Unternehmens, die Kennzeichnung Posteingang oder Eingang sowie das aktuelle Datum enthält. Eine weitere Zeile für die Kennzeichnung der jeweiligen Abteilung und für das Namenskürzel des Bearbeiters ist ebenfalls zu empfehlen. Wer möchte, kann den Stempelabdruck auch um ein individuelles Motiv oder das Firmenlogo ergänzen.
Synonyme
Posteingangsstempel, Eingangsstempel, Poststempel, Selbstfärber