Bei einigen Dokumenten muss ersichtlich sein, wer diese bereits in Augenschein genommen hat und an welche Abteilungen bzw. Personen sie noch weitergeleitet werden müssen. Dazu verwendet man einen sogenannten Umlaufstempel.
Aufbau
Der Umlaufstempel wird in Tabellenform erstellt und enthält verschiedene Zeilen und Spalten. Da die Spalten sehr kurz gehalten sind, werden meist nur das Namenskürzel sowie der Tag und der Monat der Inaugenscheinnahme vermerkt. Der Umlaufstempel kann mehrere Zeilen enthalten und ist individuell nach den Prämissen des Unternehmens, der Behörde oder der Bank gestaltbar.
Diese Informationen sollte ein Umlaufstempel enthalten
Der Umlaufstempel schreibt den Durchlauf, Umlauf bzw. Verteiler eines Dokumentes vor. So kann der Ersteller beispielsweise festlegen, welche Abteilungen oder Personen in das Dokument Einsicht nehmen müssen. In den oberen Spalten stehen meist die Wörter „ab“ und „an“, das Datum und das Kurzzeichen. So lässt sich nachvollziehen, wann das Dokument von wem weitergereicht wurde und an welchem Tag es in der neuen Abteilung gelesen und somit zur Kenntnis genommen wurde. Ist das Dokument dann weiterzureichen, wird dies ebenfalls im Umlaufstempel vermerkt. Haben alle Betreffenden das Dokument zur Kenntnis genommen, wird es wieder an die Abteilung, die den Umlauf veranlasst hat, zurückgereicht oder vernichtet. Darüber entscheidet der letzte Empfänger des Umlaufes, sofern nichts anderes vermerkt ist.
Umlaufstempel werden sowohl als Holzstempel als auch als Kunststoff- bzw. Selbstfärbestempel angeboten.
Vorteile
Mit einem Umlaufstempel lässt sich genau nachvollziehen, wann das Dokument von wem eingesehen wurde und diesem somit zur Kenntnis gelangt ist. Vor allem in rechtlichen Belangen kann dies ausschlaggebend sein. Der Umlaufstempel lässt sich aber auch als Verteilerstempel nutzen, beispielsweise dann, wenn gleich mehrere Kopien des Dokumentes beiliegen.
Nachteile
Umlaufstempel werden von Behörden, Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien, von Banken und Verwaltungen in Unternehmen genutzt. Sie sind wirklich nur für diesen Zweck nutzbar. Für manchen erscheinen die Felder, in denen das Namenskürzel und das Datum vermerkt werden, auch viel zu klein, sodass eventuell über den Rand hinausgeschrieben wird.
Umlaufstempel - Nutzungsmöglichkeiten
Wie die Bezeichnung Umlaufstempel bereits besagt, werden diese für den Umlauf bzw. Verteiler von Schriftstücken genutzt. So kommen diese Stempel beispielsweise in vielen Behörden, aber auch in Arztpraxen, Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungskanzleien und in Buchhaltungen zum Einsatz. Durch diese Stempel lässt sich genau nachweisen, wann wer Kenntnis vom Inhalt des Schriftstückes erlangt hat. Vor allem bei rechtlichen Belangen ist dies sehr wichtig.
Synonyme
Umlaufstempel, Verteilerstempel, Tabellenstempel, Selbstfärber, Holzstempel