Nicht immer ist es möglich, sämtliche Schriftstücke mit der eigenen handschriftlichen Unterschrift zu versehen. Wo es gesetzlich erlaubt ist, besteht die Möglichkeit, einen Unterschriftenstempel einzusetzen. Ein solcher Stempel wird im Übrigen auch als Signatur, Signierstempel und Faksimilestempel bezeichnet. Faksimile steht hier für „mache es gleich“. Ein so unterzeichnetes Schriftstück soll also den Eindruck erwecken, als wenn es vom Verfasser eigenhändig unterschrieben wäre.
Aufbau
Unterschriftenstempel können sowohl aus Holz als auch aus Kunststoff gefertigt werden. Beiden Varianten gleich ist die individuell gestaltete Textplatte. Hierfür muss eine Unterschrift mit schwarzer Tinte, Kugelschreibermine oder schwarzem Faserstift auf weißem Papier erfolgen. Die so geleistete Unterschrift wird dann eingescannt, an den Stempelhersteller übermittelt. Für die Übertragung des Namenszuges auf die Gummiplatte kommt dann ein spezieller Laser zum Einsatz.
Unterschriftenstempel aus Holz
Unterschriftenstempel aus Holz können in unterschiedlichen Größen hergestellt werden. Entweder nutzt man hierfür einen ganz normalen Holzstempel, der auch als Grundstock für andere Stempel wie beispielsweise Adresstempel, Absenderstempel, Tabellen- und Textstempel verwendet wird, oder einen großflächigeren Wiegestempel.
Stempel mit der Unterschrift als Selbstfärber
Immer häufiger werden Selbstfärbestempel auch als Unterschriftenstempel genutzt. Auch hier wird die entsprechend bearbeitete Textplatte, die den gewünschten Namenszug trägt, durch den Stempelhersteller an entsprechender Stelle eingesetzt und verklebt. Im Gegensatz zum normalen Holzstempel ermöglicht das integrierte Stempelkissen wesentlich mehr Stempelabdrucke innerhalb der gleichen Zeit.
Vorteile
Vor allen Dingen in Unternehmen müssen beispielsweise Vorgesetzte und Geschäftsführer viele Unterschriften leisten. Handelt es sich dabei um Unterschriften, die keinen gesetzlichen Bestimmungen unterliegen - wie es beispielsweise bei Verträgen, Kündigungen und Rezepten der Fall wäre - kann ein Unterschriften- bzw. Faksimilestempel verwendet werden. Gerade dann, wenn für größere Aussendungen dutzende Unterschriften zu leisten sind, erweist sich ein solcher Stempel von großem Vorteil.
Unterschriftenstempel können auch von Mitarbeitern genutzt werden. Hier sollte allerdings ein besonders enges Vertrauensverhältnis vorliegen. Ansonsten ist es ratsamer, die Stempelabdrücke selbst vorzunehmen.
Nachteile
Nach jeder Nutzung, spätestens aber zum Dienstschluss, müssen Unterschriftenstempel sicher weggeschlossen werden, beispielsweise in einem Tresor oder einem Schließfach. Nur Sie selbst oder aber ein von Ihnen beauftragter Mitarbeiter darf an den Stempel herankommen und ihn einsetzen.
Unterschriftenstempel dürfen nicht für das Unterzeichnen von Verträgen, Kündigungen und Rezepten verwendet werden. Hier ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben. Kommt hingegen ein Faksimilestempel zum Einsatz, ist der Vertrag oder das Schreiben wirkungslos.
Nutzungsmöglichkeiten
Viele Unternehmen oder Selbstständige nutzen Unterschriftenstempel beispielsweise für die Unterzeichnung von Massenbrief- oder Werbesendungen, sofern diese auf dem postalischen Weg verschickt werden. Elektronische Post hingegen wird meist auch mit einer elektronischen Signatur versehen.
Vor einigen Jahrhunderten nutzen Adlige Unterschriftenstempel, um so ihre eigene Korrespondenz, aber auch Verträge, Erlasse und Deklarationen zu unterzeichnen. Heutzutage dürfen Signaturstempel nicht mehr auf Verträgen und anderen, rechtlich relevanten Dokumenten aufgedruckt werden - hier ist eine eigenhändige Unterschrift zu leisten. Für den privaten Schriftverkehr hingegen können Unterschriftenstempel auch weiterhin verwendet werden. Mancher Künstler nutzt Unterschriftenstempel, um sich so das Signieren seiner Autogrammkarten zu erleichtern.
Synonyme
Unterschriftenstempel, Signatur, Signaturstempel, Faksimilestempel, Selbstfärbestempel, Holzstempel