Grundsätzlich gilt die Quittung als ein offizieller Beleg für eine geleistete Zahlung. Gleichzeitig erfüllt die Quittung auch verschiedene Funktionen gegenüber dem zuständigen Finanzamt. Der Beleg ermöglicht die Rückverfolgung des Geldfluss. Für den Handel sind auf dem Markt verschiedene Vordrucke erhältlich, die unterschiedliche Angaben ermöglichen. Zu den wichtigsten Angaben zählen jedoch Informationen über das Datum, Empfänger und Betrag. Allerdings ist es auch möglich, dass eine Quittung als Beleg für eine ausgeführte Dienstleistung verwendet wird. Hinsichtlich des Prinzips gibt es keine Unterschiede, nur hat diese Form eines Belegs nicht Geld zum Gegenstand.
Was muss auf einer Quittung enthalten sein?
Ein Beleg wird erst dann offiziell als Quittung anerkannt, wenn folgende Angaben darauf enthalten sind:
- Zweck der Zahlungsbeleg
- Datum
- Betrag in Zahlen und Worten
- Unterschrift des Zahlungsempfängers
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, Vordrucke mit fortlaufenden Nummern zu verwenden. Neben diesen Vordrucken, gelten auch ordnungsgemäß ausgestellte Rechnungen als Quittungen.
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Quittungen ohne Stempel
In den meisten Fällen besitzen Quittungen von Unternehmen oder Geschäften, zusätzlich zur normalen Unterschrift, auch den Aufdruck eines Firmenstempels. Nicht selten kommt es zu Verwirrungen, wenn auf den Stempel bei Quittungen verzichtet wird. Es handelt sich nicht um Ausnahmen, wenn die Gültigkeit des Belegs angezweifelt wird, solange kein Stempel aufgedruckt wurde. Es herrscht die viel verbreitete Meinung, dass der Stempel unter der Quittung Pflicht sei und dies den Beleg erst zur vollwertigen Quittung mache. Auf den Stempel kann durchaus verzichtet werden. Quittungen ohne Firmenstempel haben den gleichen Stellenwert wie Belege mit Quittungen.
Form der Quittung
Die Quittung muss in der Bundesrepublik Deutschland eine gewisse Form erfüllen. Diese wird auch in § 126 und § 368 des BGB genauer erläutert. Die im Handel erhältlichen Vordrucke erfüllen in der Regel die gesetzlichen Vorgaben, wahlweise sind die sogenannten Quittungsblöcke mit fortlaufenden Nummern und/ oder Durchschreibpapier erhältlich. Das Durchschreibpapier erstellt dem Zahlungsempfänger gleichzeitig eine Kopie der Zahlungsbestätigung. Die Partei, welche den Zahlungsbeleg ausstellt, ist berechtigt Gebühren für die Ausstellung der Quittung zu erheben. Nicht selten wird auch ein einfacher Kassenbon, der zwar den Betrag aber keine weiteren Informationen enthält, als Zahlungsbeleg oder Quittung betrachtet. Hierbei handelt es sich jedoch um einen Trugschluss, da dieser einfache Kassenbon nicht die geforderte Form erfüllt. Zumindest ein handschriftlicher Vermerk „Betrag erhalten“ sollte auf den Kassenbon geschrieben werden. Zusätzlich zu dieser Anmerkung sollte das Datum sowie die Unterschrift des Empfängers auf dem Kassenbon erkennbar sein, damit der Kassenbon als Beleg bzw. als Quittung anerkannt werden kann.