Kontierungsstempel

Grundlegende Frage, die in diesem Zusammenhang geklärt werden müssen, sind: Wann fand eine Buchung statt? Welche Konten wurden angesprochen? Und um wie viel Geld ging es? Genau diese Informationen entnehmen Sie einem Kontierungsstempel. Je nach Unternehmen und Abteilung sind diese Buchungsstempel jedoch anders aufgebaut. Sollten Sie einen speziellen Abdruck benötigen, ist ein individueller Stempel die richtige Lösung.

Was genau ist ein Kontierungsstempel?

Der Kontierungsstempel gehört genaugenommen zu den Buchhaltungsstempeln. Bei den entsprechenden Informationen geht es stets um Geldbeträge, die zwischen bestimmten Konten bewegt werden. Beispielsweise dann, wenn Sie als Unternehmen eine Zahlung tätigen, ist nicht nur die Kostenstelle eine wichtige Angabe, sondern auch das Eingangs- sowie Ausgangskonto. Für die Buchhaltung handelt es sich hierbei um einen wichtigen Stempelabdruck, der es erlaubt, Buchungen weiter zu bearbeiten bzw. -wenn nötig- auch zu korrigieren. Mittels eines Kontierungsstempels wissen Sie auf einem Blick, welche Konten bei der vorliegenden Buchung betroffen sind.

Wie ist ein Kontierungsstempel aufgebaut?

Ein Kontierungsstempel kann unterschiedliche Inhalte besitzen. Die Art der Inhalte ist von geforderten Buchungsdaten abhängig. Es geht in erster Linie darum, auf schnelle und unkomplizierte Art, wichtige Informationen für den Buchungsvorgang kompakt zusammen zu fassen, damit diese ohne viel Aufwand ins Buchungssystem eingepflegt werden können. Um ordnungsgemäße Buchungen zu realisieren, sollten Inhalte des Stempels etwa Folgendes beinhalten:

• Belegnummer, wichtig bei Bestellungen
• Sach- oder Vorgangsnummer
• Abrechnungs-Objekt (Kostenstelle/ Projekte
• Abrechnungs-Objekt (Kostenträger)
• evtl. Angaben zur Inventarisierung
• Rufnummer zur Klärung von Rückfragen
• Datum und Unterschrift

Die Verwendung eines Kontierungsstempel ermöglicht einen sauberen und transparenten Buchungsverlauf. Die kompakte Zusammenfassung von wichtigen Buchungsinformationen gewährleistet eine zügige Abwicklung. Das bedeutet auch für die Sachbearbeiter einen deutlich niedrigeren Arbeitsaufwand, da das mühselige Blättern, in den Unterlagen, durch die Verwendung des Buchungsstempel in den meisten Fällen komplett entfällt. Der Sachbearbeiter erhält alle relevanten Informationen auf einen Blick und muss diese nur eingeben. Danach gilt der Vorgang, zumindest in Bezug auf die entsprechende Akte, schon als abgeschlossen und sie kann an die nächste Stelle weiter gereicht werden.

Unterschiedliche Ausführungen

Das Prinzip des Kontierungsstempels ist grundsätzlich gleich. Lediglich die Inhalte auf dem Klischee können sich deutlich unterscheiden. Nicht nur hinsichtlich der Art der Angaben, sondern auch im Bereich des Umfangs der Angaben. Dies kann sich unter Umständen auf die Größe des Buchungsstempel auswirken. Darüber hinaus können auch unterschiedliche Modelle des Stempels zur Anwendung kommen. Es können Stempel aus Holz sein, der Kontierungsstempel kann von einem Stempelautomaten verkörpert werden oder er besteht einfach aus Kunststoff. Diese Eigenschaften können variieren, das Prinzip bleibt jedoch immer gleich. Ist ein Kontierungsstempel erst einmal entworfen, lassen sich Inhalte nicht mehr verändern. Dies kann nur dadurch umgangen werden, indem ein Stempelmodell verwendet wird, welches den Wechsel der Stempelplatte ermöglicht. Solche Stempel sind in unterschiedlichen Ausführungen erhältlich und bieten die Möglichkeit, dass ein Stempelkörper für unterschiedliche Aufgaben verwendet werden kann.

Wo werden Kontierungsstempel genutzt?

Die Buchhaltung wurde als klassischer Einsatzort des Kontierungsstempels bereits genannt. Grundsätzlich lässt sich erst einmal sagen, dass überall dort, wo Zahlungen bearbeitet werden müssen, ein Kontierungsstempel zu finden sein sollte.

Neben der Buchhaltung ist als Einsatzort für ein entsprechendes Modell auch die Produktionsabteilung oder auch das Lager denkbar. Hier finden viele Vorgänge statt, an denen mehrere Mitarbeiter beteiligt sind und die separat gebucht werden. Ein Kontierungsstempel zeigt wahlweise auch an, inwieweit der vorliegende Vorgang bereits abgeschlossen wurde.

Sollte es sich beim entsprechenden Vorgang um einen eher langwierigen Prozess handeln, kommen möglicherweise sogar unterschiedliche Tagesschichten in der Produktion mit einem Kontierungsstempel in Berührung. Jeder Mitarbeiter muss hier wissen, welcher Stand zurzeit aktuell ist, damit die weiteren Schritte zur Bearbeitung eingeleitet werden können. Nutzen Sie einen Kontierungsstempel für eben diese Vorgänge, sorgen Sie für einen dynamischen Arbeitsablauf.

Fazit: Kontierungsstempel stehen zwar in der Regel mit finanziellen Abwicklungen in Verbindung, doch trotzdem arbeitet nicht nur die Buchhaltung mit diesem Utensil. Gerade innerhalb eines großen Unternehmens ist es beinahe verpflichtend, dass gleich mehrere Abteilungen mit einem Kontierungsstempel umzugehen wissen.

Kontierungsstempel – ein Stempelautomat oder lieber aus Holz?

Der klassische Holzstempel ist weit verbreitet und wird bereits seit langer Zeit auch als Kontierungsstempel genutzt. Allerdings haben sich auch die Stempelautomaten vor einiger Zeit durchgesetzt. Dies ist verständlich, denn ein Stempelautomat, wie der Trodat Professional 5203 bietet mehrere Vorteile, die sich unter anderem in den folgenden Punkten zeigen:

• Die Textplatten bzw. Daten können verändert werden.
• Sie benötigen kein zusätzliches Stempelkissen, denn ein Stempelautomat arbeitet auf der Basis eines integrierten Stempelkissens.
• Die Nutzung gestaltet sich als sehr anwenderfreundlich, da der Stempel erst oberhalb mit Abstand platziert wird, bevor der Stempelabdruck erfolgen kann.

Einen Kontierungsstempel nutzen Sie gleich mehrmals am Tag, wenn Sie mit vielen Arbeitsprozessen in Berührung kommen. Das aktuelle Datum sollte normalerweise immer angegeben werden. Mit einem Stempelautomaten lässt sich diese essentiell wichtige Angabe jeden Tag aktualisieren.

Natürlich bietet auch ein Holzstempel hier zahlreiche Vorteile und überzeugt nicht zuletzt mit einem klassischen Design. Für gewisse Anwendungsbereiche (besonders im Zusammenhang mit einem umstellbaren Datum) jedoch könnte ein Stempelautomat etwas besser geeignet sein. Schließlich lassen sich die Angaben auf einem Holzstempel nachträglich nicht mehr verändern. Ein „Luxus“, der bei manchen Stempelautomaten möglich ist.

Gestalten und kreieren Sie Ihren Kontierungsstempel online

Neben der Inanspruchnahme des Konfigurators für einen individuellen Stempelabdruck haben Sie die Wahl zwischen verschiedenen, vorgefertigten Stempelplatten. Dabei handelt es sich um Standard-Modelle, mit denen Sie selbstverständlich -je nach Anspruch und Einsatzbereich- ebenfalls auskommen können.

Vielleicht fehlt Ihnen aber im Rahmen eben dieser Standards auch „nur eine kleine Kleinigkeit“? Auch hier besteht die Möglichkeit, eine Stempelplatte geringfügig zu verändern und Ihren Wünschen nach anzupassen.

Zuletzt ist es jedoch der Online-Konfigurator, mit dem Sie Ihren ganz eigenen Stempel erstellen. Wo sollen welche Angaben vermerkt werden und wie groß soll der Stempel eigentlich sein? Über diese und weitere Details bestimmen Sie allein Sie, wenn Sie sich für die Kreation am Konfigurator entscheiden.