Auf Dokumenten aufgebrachte Stempel müssen verschiedene Kriterien einhalten. Deshalb wurde spezielle Dokumentenstempelfarbe entwickelt, die sich nur sehr schwer und nur mit bleibenden Schäden beseitigen lässt, lichtecht, wasserfest und resistent gegen eine Vielzahl von chemischen Substanzen ist.
Aufbau - Zusammensetzung
Dokumentenstempelfarbe (siehe auch Pigmentstempelfarbe) wird aus speziellen hochwertigen Pigmenten hergestellt und enthält zudem verschiedene Lösungsmittel. So enthält beispielsweise die Stempelfarbe Coloris 4060 P einen zusätzlichen Fälschungsschutz, der beim Erstellen von Farbkopien nicht übertragbar, aber auf dem Original unter UV-Licht erkennbar ist. Voraussetzung ist allerdings, dass im verwendeten Papier kein optischer Aufheller enthalten ist. Dieser würde im gleichen Wellenbereich leuchten wie der eingesetzte Marker. Zudem muss die Dokumentenstempelfarbe sehr randscharf gestaltet sein und schnell einziehen. Die verwendeten Farbpigmente lassen sich nicht mehr entfernen und sind zudem licht- und wasserfest.
Vorteile
Dokumentenstempelfarbe zieht sehr schnell in das Papier ein, ist wisch- und wasserfest und lässt sich nur sehr schwer wieder entfernen. In solch einem Fall wird es aber zu Beschädigungen des Papiers kommen. Um die Anfertigung von Kopien zu verhindern beziehungsweise diese nachzuweisen, wartet die Farbe mit einem speziellen, mit dem bloßen Auge nicht sichtbaren Fälschungsschutz auf. Dieser wird beim Kopieren nicht übertragen.
Bei besonders wichtigen Dokumenten muss gewährleistet sein, dass diese mit einem regulären Siegel oder anderweitigen Stempel versehen sind. Damit es hier zu keinen Änderungen kommen kann, ist der Einsatz von dokumentenechter Stempelfarbe notwendig und vorgeschrieben.
Vorteilhaft ist auch, dass sich die Anschaffungskosten für dokumentenechte Stempelfarbe kaum von denen normaler Tinte unterscheiden. Wer also nur wenig zu stempeln hat, kann generell auf diese Stempelfarben zurückgreifen.
Nachteile
Wie alle anderen Stempelfarben verflüchtigt sich auch dokumentenechte Tinte recht schnell, wenn das Stempelkissen nicht geschlossen wurde. Dies liegt unter anderem darin begründet, dass diese Stempelfarbe sehr dünnflüssig ist und eine geringe Viskosität aufweist.
Das sich die mit Dokumentenstempelfarbe erstellten Stempelabdrücke nur schwer und in der Regel nicht ohne bleibende Schäden am Papier entfernen lassen, ist nicht unbedingt nur von Vorteil. Wurde ein Dokument versehentlich mit dem falschen Stempelabdruck versehen, muss es noch einmal neu ausgestellt, unterschrieben und abgestempelt werden. Ein Entfernen des Stempelabdrucks ist auch in diesem Fall nicht statthaft. Die nicht mehr korrekten Dokumente müssen zudem schnellstmöglich geschreddert werden, wobei hier der Schredder einer bestimmten Klassifizierung eingesetzt werden muss. Der Schredder sollte im optimalen Fall der Sicherheitsstufe 6, zumindest aber der Stufe 3 entsprechen.
Dokumentenstempelfarbe - Nutzungsmöglichkeiten
Selbstverständlich kann Dokumentenstempelfarbe für alle Stempelabdrücke verwendet werden. So ersparen Sie sich beispielsweise die Anschaffung eines weiteren Stempelkissens, welches dann eventuell auch noch gekennzeichnet werden müsste. Die Kosten für dokumentenechte Stempelfarbe unterscheiden sich kaum noch von regulärer Tinte.
Dokumentenstempelfarbe muss unter anderem dann zum Einsatz kommen, wenn wichtige Unterlagen mit Dienstsiegeln oder anderen Stempelabdrucken versehen werden müssen, die nicht verfälscht oder beseitigt werden dürfen. Dies ist beispielsweise auch bei Paginier- respektive Numeroteur-Stempeln der Fall. Aber auch Banken kennzeichnen beispielsweise Überweisungsträger mit Stempeln, die für Lesegeräte und das bloße Auge nicht sichtbar sind, aber unter UV-Licht zum Vorschein kommen.
Dokumentenechte Stempelfarbe wird beispielsweise für den Abdruck von Dienstsiegeln in
- Verschiedenen Ämtern der Kommune oder des Landkreises,
- Der ordentlichen Gerichtsbarkeit,
- Der Bundeswehr,
- Der Bundesregierung,
- Im Bundestag und
- In Notarkanzleien
benötigt. Diese stellen wichtige Dokumente aus, die unter anderem mit einem Dienstsiegel versehen werden müssen. Wird eine beglaubigte Abschrift eines Dokumentes erstellt, so muss dieses ebenfalls mit einem Siegelabdruck sowie weiteren Stempeln und einer Unterschrift kenntlich gemacht werden. Auch diese Stempel müssen mit dokumentenechter Tinte auf das Dokument aufgebracht werden.
Neben notariellen Urkunden müssen beispielsweise auch eidesstattliche Erklärungen mit dokumentenechten Stempelabdrücken versehen werden. Bei der Auswahl der jeweiligen Farbe sollte auf das dazu passende Stempelmaterial geachtet werden. So kann beispielsweise Coloris Constanta P Stempelfarbe sowohl bei Stempelplatten aus Gummi, Metall oder speziellen Fotopolymeren verwendet werden. Als Stempelkissen eignen sich hier neben den Stempelkissen der Marke Coloris auch Filzplatten- oder Soliplattenkissen.
Müssen regelmäßig und eventuell in mehreren Abteilungen dokumentenechte Stempel aufgebracht werden, ist es sinnvoll, die Stempelfarbe in größeren Gebinden zu erwerben. Vielleicht entscheiden Sie sich in solch einem Fall eher für eine 250 respektive 1000 ml/g-Flasche anstelle eines Gebindes mit 50 ml/g Inhalt. Je höher die Abnahmemenge, umso niedriger fällt der Preis – umgerechnet auf 100 ml/g – aus.
Dokumentenechte Stempelfarbe wird also unter anderem zur Ausstellung von
- Urkunden,
- Urteilen und Beschlüssen,
- Zeugnissen und Bescheinigungen sowie
- Notariellen Verträgen
und zur Beglaubigung wichtiger Unterlagen benötigt. Zu diesen Unterlagen können beispielsweise eidesstattliche Erklärungen, Kopien von Rentenversicherungsnachweisen, Heiratsurkunden, Geburtsurkunden und dergleichen mehr gehören.
Synonyme
Dokumentenstempelfarbe, Siegelstempel, Dienstsiegel, dokumentenechte Stempelfarbe, Holzstempel